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Internationale HR & Payroll Angelegenheiten
Juli 2023 |
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| Grenzüberschreitende Gehaltsabrechnung und die neue Art des Arbeitens
| ein Update |
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| Sehr geehrte Leserinnen und Leser,
in unserem letzten Newsletter haben wir die Regeln für die Steuer- und Beitragspflicht von Grenzgängern und für das Arbeiten im Homeoffice im Ausland erläutert. Charakteristisch für die damalige Situation war, dass wir uns mitten in einer Übergangszeit befanden. Die in der Coronazeit geschaffenen Übergangsregelungen waren teilweise ausgelaufen, neue Regelungen waren jedoch noch in der Vorbereitung. Seitdem haben die zuständigen Instanzen verschiedene Ideen entwickelt. Es blieb jedoch schwierig, Regeln zu formulieren, die in der Praxis umsetzbar waren.
In dieser Ausgabe unseres Newsletters gehen wir auf den aktuellen Stand der Dinge ein, ohne in allen Bereichen konkret sein zu können, da weitere Entwicklungen noch ausstehen. Wenn Sie in einer bestimmten Situation unsicher sind, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Wir denken gerne mit Ihnen mit.
Viel Vergnügen beim Lesen! |
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| Grenzüberschreitende Gehaltsabrechnung vor, während und nach der Coronakrise |
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| Wie sieht es jetzt mit der Sozialversicherung aus? |
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| Welche Sozialversicherungsregeln gelten bei Homeoffice im Ausland? |
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| Gilt diese Ausnahme auch für Steuerabgaben? |
Nein, leider gilt die genannte Ausnahmeregelung nur für die Sozialversicherung. Das bedeutet, dass der Lohn für die Tage, an denen von zu Hause aus gearbeitet wird, im Wohnsitzland versteuert werden muss. Die Entscheidung, einem Arbeitnehmer zu gestatten, teilweise von zu Hause aus zu arbeiten, ist also definitiv nicht ohne Folgen.
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| Und wie steht es mit dem Arbeitsrecht, wenn ein Arbeitnehmer von zu Hause aus in seinem Wohnsitzland arbeitet? |
Da die Ausnahme nur für die Sozialversicherung gilt, kann die Arbeit im Homeoffice den arbeitsrechtlichen Bestimmungen des Wohnsitzlandes unterliegen. Auch wenn im Arbeitsvertrag ausdrücklich festgelegt ist, dass das Recht des Beschäftigungslandes gilt. So könnte beispielsweise ein Arbeitnehmer, der in Belgien teilweise von zu Hause aus arbeitet, Anspruch auf ein 13. Gehalt haben (in Belgien meistens vorgeschrieben), auch wenn dies in seinem (niederländischen) Arbeitsvertrag nicht ausdrücklich festgelegt ist.
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| Worauf müssen Sie achten, wenn Ihr Mitarbeiter von zu Hause aus in seinem Wohnsitzland arbeitet? |
| Bevor Sie sich entscheiden, Ihrem Arbeitnehmer zu erlauben, in seinem Wohnsitzland teilweise zu Hause zu arbeiten, empfehlen wir Folgendes:
- Wenn Ihr Arbeitnehmer dadurch in seinem Wohnsitzland auf der Grundlage der Hauptregelung sozialversichert ist, prüfen Sie, ob dies wünschenswert ist und ob es nicht sinnvoll ist, ihn in dem Land, in dem Sie als Arbeitgeber niedergelassen sind, auf der Grundlage der Ausnahmeregelung sozialversichert zu lassen (natürlich unter der Voraussetzung, dass Sie die vorgenannten Bedingungen erfüllen);
- Berücksichtigen Sie die steuerlichen Folgen. Der Arbeitnehmer wird in seinem Wohnsitzland teilweise besteuert, was zu einer Änderung seines Nettolohns führen kann;
- Prüfen Sie, ob (zwingende) Bestimmungen des Arbeitsrechts des Wohnsitzlandes anwendbar sind (die die Bestimmungen des Arbeitsvertrags möglicherweise „außer Kraft setzen“ können).
Falls gewünscht, sorgen wir dafür, dass Sie eine fundierte Entscheidung treffen können, indem wir Ihnen die möglichen Szenarien mit allen damit verbundenen Konsequenzen aufzeigen. Für weitere Informationen können Sie uns gerne kontaktieren. |
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| Worauf müssen Sie bei einer bestehenden Gehaltsaufteilung ("Salary-split") achten? |
| Wir weisen an dieser Stelle noch einmal darauf hin, dass die Corona-Maßnahmen zur Besteuerung längst ausgelaufen sind. Wenn wir es jetzt mit einem Arbeitnehmer zu tun haben, der in zwei oder mehr Ländern Steuern zahlt, muss er sein weltweites Einkommen in seinem Wohnsitzland erklären und auch die Steuerbefreiung für das bereits im Ausland versteuerte Einkommen beantragen. In diesem Zusammenhang ist es wichtig:
- dass der Arbeitnehmer nachweisen kann, dass er tatsächlich im Ausland gearbeitet hat; und
- dass der im Ausland versteuerte Lohn damit übereinstimmt.
Wird dieser Nachweis nicht oder nur unzureichend erbracht, besteht die Gefahr, dass die Steuerbehörden des Wohnsitzlandes die Steuerbefreiung für den im Ausland erzielten und versteuerten Lohn verweigern, mit allen Konsequenzen (einschließlich Doppelbesteuerung). Wir empfehlen daher den Arbeitgebern und ihren Arbeitnehmern, für jeden ausländischen Beschäftigungszeitraum einen ausreichenden Nachweis zu erbringen (konkret: Führen Sie einen Kalender der Tage mit den dazugehörigen Belegen).
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| Was bedeutet dies für Ihre Lohnbuchhaltung? |
| Wenn sich der Arbeitsrhythmus Ihrer Mitarbeiter im Vergleich zu der Zeit vor der Coronakrise dauerhaft verändert hat, empfehlen wir Ihnen, neu zu erfassen (oder erfassen zu lassen):
- In welchem Land Ihre Mitarbeiter sozialversichert sind
- In welchem Land/welchen Ländern Sie für Ihre Mitarbeiter Lohnsteuer/Ertragssteuer einbehalten müssen
Wenn Sie dies nicht tun und die Lohnbuchhaltung weiterhin Abgaben in das falsche Land vornimmt, riskieren Sie administrative Probleme und Geldstrafen. |
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| Sie zweifeln, ob Ihre Lohnbuchhaltung noch korrekt ist? |
| Wir können uns vorstellen, dass Sie den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr sehen: Hauptregeln, Ausnahmen davon und dann auch noch sicherstellen, dass die Abgaben für Sozialversicherung und Steuern korrekt auf der Gehaltsabrechnung angeben werden. Bei Bedarf helfen wir Ihnen bei der Bestandsaufnahme der Situationen, die sich in Ihrer Belegschaft ergeben, und sorgen dann dafür, dass sowohl Sie als auch Ihre Mitarbeiter besser verstehen, was auf der Gehaltsabrechnung geschieht. |
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